Saarioinen ville ha effektivare automatisering av användarkonton och valde efter genomförd upphandling Enter som samarbetspartner. Målet var att med hjälp av automatisering göra det enklare att skapa nya användarkonton. Ruutuvihko är integrerat med Saarioinens HR-verktyg Mepco där användarrollerna och grupperna skapas.
– Ruutuvihko visade sig vara den perfekta lösningen för våra behov. Tidigare hanterades alla våra användarkonton manuellt. Det var tidskrävande, och speciellt radering av gamla konton var ett problem. Gamla konton som fanns kvar i onödan ledde till onödiga licenskostnader, berättar Riikka Taipale, servicechef på Saarioinen.
Ett verktyg för bättre intern kommunikation
För licenshantering läser Ruutuvihko in data om roller och grupper från Saarioinens HR-verktyg. Användarkontot inkluderar en e-postadress och nya medarbetare får ett automatiskt genererat välkomstmeddelande. Meddelandet innehåller länkar till IT-riktlinjer och instruktioner. Samtidigt skickas uppgift till närmaste chef om att medarbetaren fått sitt användarkonto.
– Det automatiska välkomstmeddelandet för nya medarbetare är ett smidigt verktyg för intern kommunikation. Nya medarbetare som genomgår introduktion får ett nyttigt informationspaket om vår företagskultur – ett positivt startskott för introduktionen. Ett automatiskt meddelande om nya konton gör det lättare för chefer att notera nya medarbetare. Man kan också ta fram rapporter om vilka licenser som medarbetare får tillgång till, preciserar Taipale.
Lediga licenser ger lägre kostnader
Taipale berättar att den automatiska hanteringen av användarkonton ger många konkreta fördelar – både lägre kostnader och smidigare processer.
– Nu sköts hela livscykeln för användarkonton automatiskt, från att de skapas till att de raderas. Vi slipper kvarglömda licenser i molnet när en medarbetare slutar eller går på en längre ledighet, exempelvis föräldraledighet. Detta ger lägre kostnader, vilket i en organisation av vår storlek innebär stora fördelar, noterar Taipale.
Utöver lägre kostnader vill Taipale lyfta fram hur smidigt och välfungerande Ruutuvihko är. Minskad IT-administration ger mer tid för andra uppgifter när man slipper skapa och radera användarkonton.
– Varje konto får ett universellt HR-nummer via Mepco, vilket garanterar att rätt uppgift kopplas till rätt person. Ruutuvihko är ett pålitligt verktyg med ett tydligt och enkelt gränssnitt, berömmer Taipale.
Ett smidigt samarbete
Samarbetet mellan Saarioinen och Enter har fungerat smidigt från första uppdragsdefinitionen till implementeringen. Taipale vill ha en flexibel och proffsig IT-partner.
– Vi uppskattar Enters problemlösningsförmåga och kundfokus. Enter har gedigen kompetens inom automatisk kontohantering inom både den kommunala och den privata sektorn. Dessutom är Enter en inhemsk operatör med riktigt prisvärda kvalitetstjänster, berättar Taipale.
Saarioinen fortsätter att utveckla funktionerna i Ruutuvihko.
– Jag är nöjd med Ruutuvihko både i fråga om funktioner och som helhet. Verktyget ger breda möjligheter till vidareutveckling. Enter är ett företag som levererar det man lovar. Det är också trevligt att Enter först testkör systemet i en simulerad miljö innan lösningen driftsätts i det dagliga arbetet, noterar Taipale.
—
Saarioinen i ett nötskal::
- Ett familjeföretag som grundades 1957
- Omsättning cirka 240 miljoner euro
- 4 produktionsanläggningar, 3 i Finland och 1 i Estland
- Cirka 1 200 anställda
Låter det läckert?
