Mäntsälän kunta

Mäntsälässä Ruutuvihko yhdistää hallinnon ja opetuksen

Mäntsälän kunta on tehnyt yhteistyötä Enterin kanssa ja sekä opetuksen että hallinnon organisaatioissa on otettu käyttöön ENTER Ruutuvihko -palvelu. Tietojärjestelmien uudistus on tehostanut tietoturvaa ja nopeuttanut merkittävästi työntekijöiden henkilökohtaisten tunnusten hallintaa. Lisäksi raportointiominaisuudet tarjoavat monia mahdollisuuksia tiedolla johtamisen kehittämiseen.

Asiakas
Mäntsälän kunta
Palvelut
Julkaistu
2.7.2021

Mäntsälässä kunnan ICT-palveluista vastaa Kuuma-ICT ja henkilöstöhallinnosta Sarastia. Enter linkitti hallinnon ja opetuksen organisaatiokohtaiset ENTER Ruutuvihko –palvelut ja toteutti yhden yhtenäisen pilviympäristön, joka mahdollistaa tietojen automaattisen hyödyntämisen eri järjestelmien välillä.

– Enterin Ruutuvihko-palvelun ansiosta kahden eri sektorin välinen tiedonsiirto sujuu automaattisesti. Automaatio ei varsinaisesti näy loppukäyttäjälle, koska esimerkiksi automaattinen tunnusten luominen tapahtuu saman päivän aikana. Aiemmin HR-järjestelmään Sarastian on pitänyt luoda tunnukset, ja Kuuma-ICT:ltä on pitänyt tilata AD/Windows-tunnukset. Nyt Kuuma-ICT:ltä tunnusten tilaaminen jää pois. Ruutuvihko-palvelujen sekä yhtenäisen pilviympäristön avulla työ nopeutuu merkittävästi, kertoo Mäntsälän kunnan tietohallinnon asiantuntija Teemu Kanerva.

Vähemmän työvaiheita

Uusi järjestelmä on kahdensuuntainen. Esihenkilöille tieto uusista käyttäjistä siirtyy tietoturvallisesti, ja myös HR-järjestelmään siirtyy tietoa takaisinpäin. Tunnusten luonti tapahtuu minuuteissa, eikä moninkertaista työtä enää tarvita.

– Kun työntekijän työsopimus on kunnossa HR-järjestelmässä, tunnusten lisäys tapahtuu tällöin automaattisesti. Erilaiset vaiheet vähenevät prosessissa, ja tämä keventää esihenkilöiden työtaakkaa ja tekee myös loppukäyttäjien arjesta sujuvampaa. Käyttäjätunnusautomaatio on kunnassa välttämättömyys, Kanerva toteaa.

Tiedolla johtaminen kiinnostaa

Kun HR:n ja opetuksen tiedot yhdistyvät, ovat mahdollisuudet tiedolla johtamiseen entistä paremmat. Ruutuvihon ansiosta erilaiset analytiikkapalvelut ovat saatavilla helposti. Mäntsälässä listojen ja raporttien hyöty kiinnostaa.

– Ajantasaiset raportit ja monipuoliset tiedot käyttäjistä antavat mahdollisuuden kehittää työyhteisöä ja organisaatiota kokonaisuutena. Raporttien avulla saa tietoa päätöksenteon tueksi, Kanerva arvioi.

Uutta oppimassa

Enterin toteuttama Ruutuvihko otettiin käyttöön kuluvan vuoden toukokuussa. Myös naapurikunta Keravalle on toteutettu saman tyyppinen ratkaisu.

– Ruutuvihko on keventänyt myös esimerkiksi Kuuma-ICT:n työtaakkaa. Kun käyttäjätunnukset luodaan automaattisesti, voi ICT-palveluista vastaavat henkilöt keskittyä muihin työtehtäviin, Kanerva sanoo.

Enter on osoittautunut Mäntsälälle toimivaksi yhteistyökumppaniksi. Käyttöönotto sujui luontevasti ja järjestelmien kehitystyö jatkuu myös tulevaisuudessa.

”Käyttäjätunnusautomaatio on kunnassa välttämättömyys”

– Teemu Kanerva, Mäntsälän kunta

– Yhteyshenkilömme Enterillä on ollut Jesse Mertanen. Hän on ollut aktiivisesti yhteydessä sekä Sarastian että Kuuma-ICT:n henkilöiden kanssa. Arvostamme erityisesti Enterin asiakaslähtöistä toimintatapaa. Järjestelmän hyödyt realisoituvat meille nyt vähitellen, kun käyttöönotosta kuluu hieman enemmän aikaa. Opimme palvelun käytöstä koko ajan uutta, ja myös esihenkilöille järjestelmän hyödyt avautuvat, kun asiaa on heille päästy kouluttamaan. Enää ei kenenkään tarvitse lähteä tilailemaan tunnuksia, vaan ne hoituvat automaattisesti. Lisäksi Ruutuvihko sulkee pois lähtevien työntekijöiden käyttäjätunnukset, jolloin turhat tunnukset eivät jää aiheuttamaan kuluja, Kanerva kiittelee.

Haluatko lisätietoa käyttäjätunnusautomaatiosta?

Ruutuvihko tuo joustavuutta tietohallintoon

Lue lisää